Thuiswerken werkt (maar je moet er aan werken)

Onlangs mocht ik in het VRT-programma ‘De markt’ vertellen over het thuiswerkbeleid van Fluvius. Net als veel andere bedrijven zetten we versneld de stap, onder invloed van de corona-crisis. Structureel thuiswerk vormt een hele uitdaging voor een bedrijf waarin uiteenlopende profielen aan de slag zijn. Maar ik ben er van overtuigd dat we momenteel de basis leggen voor een aanpak die zowel ons bedrijf als onze medewerkers ten goede zal komen.

Kort voor de crisis losbrak, hadden we bij Fluvius een beperkt thuiswerkbeleid uitgewerkt. Corona dwong ons om veel verder te gaan.

We moesten snel schakelen en onder andere de capaciteit van ons netwerk vergroten. Op bepaalde momenten connecteren meer dan 4000 medewerkers gelijktijdig van bij hen thuis. We zorgden er ook voor dat bv. storingsdispatchers, tekenaars of projectbeheerders – die gebruikmaken van gespecialiseerde softwaretoepassingen en extra schermen – thuis konden werken.

In augustus namen we de principiële beslissing dat iedereen die dat kon, maximaal zou thuiswerken tot aan het einde van het jaar. Veiligheid voorop. Bovendien had iedereen zo meteen het voordeel van de duidelijkheid.

We mogen de meerwaarde van een kort gesprek aan de koffiemachine niet onderschatten.

Ik geloof zelf sterk in telewerk. De overgrote meerderheid van onze collega’s geeft aan dat ze thuis meer gefocust en ‘in flow’ werken. We vermijden bovendien de stress en het tijdverlies van een woonst-werkverplaatsing (en dan heb ik het nog niets eens over het ecologische aspect). Dat geeft extra energie. We zien inderdaad dat het overgrote deel van onze werking vlot doorloopt, zo niet beter. Het lijkt er op dat we sneller tot de essentie komen en beslissingen nemen.

Maar het beeld is genuanceerd. Ik hoor ook vaak dat medewerkers het contact met collega’s missen. Het sociale aspect is voor velen een groot gemis als je vijf dagen ‘kampeert’ in je thuiskantoor. Online meetings vergen ook meer energie dan een echt gesprek. En het wordt moeilijker om als medewerker de juiste informatie te krijgen. Kortom, we mogen de meerwaarde van fysieke teammeetings en van een kort gesprek aan de koffiemachine niet onderschatten. Zowel voor de praktische organisatie binnen het team als voor het emotionele welzijn van onze medewerkers.

Thuiswerk vraagt om doordachte keuzes en doorgedreven begeleiding.

Structureel thuiswerk op grote schaal vraagt dus om doordachte keuzes en begeleiding. Een deel van de oplossing vinden we bij Fluvius in doorgedreven digitale communicatie. Die moet onze medewerkers richting geven én de band tussen collega’s levendig houden.

Alle collega’s hebben toegang tot ons intranet, online nieuwsbrieven in hun mailbox en snelle sms-communicatie. We hebben ook een bijzonder populaire interne Facebook-groep. Onze communicatiedienst zorgt voor buffering, coördinatie en structuur.

Onlangs stelden we de vernieuwde strategie van Fluvius volledig online voor aan onze medewerkers, met opgenomen videoreportages en livesessies. Ook onze tweejaarlijkse familiedag vervingen we door een online alternatief: een familiequiz. Het bereik was groot, de reacties positief. Tot voor kort waren dit soort acties bijna ondenkbaar.

Zelf schrijf ik tweewekelijks een online brief aan alle collega’s. Daarin probeer ik hen een duidelijk kader aan te reiken en belangrijke beslissingen toe te lichten. Maar ik laat ook een stukje van mezelf zien. De vele ‘likes’ en reacties bewijzen dat die directe communicatie-aanpak in goede aarde valt.

Een stuk van de oplossing is dus centraal gestuurd. Maar we verwachten nu ook meer van onze leidinggevenden. Zij moeten hun mensen figuurlijk samenbrengen en de vlotte werking van hun team ook vanop afstand garanderen. Bovendien zijn ze de eerstelijnshulp voor collega’s die het onder deze omstandigheden moeilijk hebben. Dat is geen eenvoudige opdracht.

We hebben een netwerk van coaches dat leidinggevenden hierbij helpt: hoe kunnen ze hun teams aansturen vanop afstand, hoe laten ze een online meeting optimaal verlopen, hoe organiseer je een online koffiebreak die mensen samenbrengt?

Bovendien kunnen alle medewerkers vertrouwen op de tweedelijnshulp van een team sociaal assistenten. Wie daar nood aan heeft, kan met hen het gesprek aangaan. We communiceren bij Fluvius trouwens veelvuldig over zelfzorg en mentaal welzijn.

Ook onze acties naar aanleiding van de Warmste Week – ten voordele van de Voedselbanken – en Kom op tegen Kanker, zorgen voor zingeving en beleving.

Klassiek, hiërarchisch leiderschap werkt niet als je medewerkers aan thuiswerk doen.

De rode draad in dit alles is gedeeld leiderschap. Een pad dat we bij Fluvius al van bij het begin (2018) bewandelen.

Vandaag bevinden medewerkers zich niet langer in dezelfde kantoorruimte. Klassiek leiderschap werkt niet in zo’n context. Autonomie en flexibiliteit moeten de plaats innemen van centrale, hiërarchische aansturing. Alleen zo komen medewerkers individueel of samen met hun collega’s tot snelle oplossingen. ‘De baas’ kan niet altijd het antwoord geven of de beslissing nemen.

Leidinggevenden moeten ook de neiging loslaten om voortdurend te controleren. Het resultaat van het werk primeert, niet hoe of wanneer dat werk gebeurt.

Toegegeven, de omslag gaat soms moeizaam. Nog lang niet iedereen is al volledig mee in deze nieuwe werkwijze. Cultuurverandering vraagt tijd. Maar we hebben al mooie stappen gezet. En thuiswerk zal dit traject ongetwijfeld versnellen.

We bekijken nu hoe we thuiswerk structureel zullen organiseren post-corona. Het staat vast dat dit onze weg van de toekomst is. In die toekomst heeft iedereen meer dan in het verleden de mogelijkheid om thuis te werken. Een deel van de medewerkers komen dan vooral naar kantoor voor overlegmomenten, projectmeetings en informele besprekingen, en minder voor het werk dat ze individueel kunnen doen.

Toch blijft dit een persoonlijk en individueel verhaal. Elke job is anders, elke persoon is anders. We willen onze mensen zo veel mogelijk de kans geven om hun job te doen op de manier waarbij ze zich het best voelen, op kantoor of thuis. In de geest van gedeeld leiderschap mag iedereen dit voor zichzelf invullen, binnen een duidelijk kader en in overleg met het team.

Tegelijkertijd besef ik goed dat veel collega’s in ons bedrijf niet kunnen thuiswerken, en dat waarschijnlijk ook nooit zullen kunnen doen. Ik denk aan mensen die elke dag ‘op het terrein’ aan de slag zijn, dicht bij onze klanten. Dat zijn onze technici, meteropnemers, bedienden in onze klantenkantoren, … Momenteel werken zij in moeilijke omstandigheden. Ze verdienen onze hulp, ons begrip en ons respect. We doen er alles aan opdat alle collega’s veilig en gezond aan de slag kunnen. Vandaag en morgen.

Zo bouwen we verder aan een bedrijf waar het goed en aangenaam werken is. Ik ben ervan overtuigd dat ook onze klanten en vele andere stakeholders daar de vruchten zullen van plukken.

Frank